Hållbarhetspolicy

Vårt hållbarhetsarbete pågår kontinuerligt och på alla nivåer inom vår verksamhet. I denna policy har Flexrent AB definierat hur vi arbetar med hållbarhet i vår verksamhet. Som grund för hållbarhetsarbetet ligger vår vision och vår affärsidé. Målgrupperna för vårt hållbarhetsarbete omfattar, utöver våra medarbetare och ägare, också kunder, leverantörer samt övriga intressenter och samhället där vi verkar.

FN:s globala 17 principer för hållbart företagande

Vi på Flexrent AB har diplomerat oss i ämnet hållbarhet enligt FN:s miljömål Agenda 2030. Agenda 2030 består av 17 mål och 169 delmål och är den mest ambitiösa överenskommelsen för hållbar utveckling som världens ledare någonsin har antagit.

Vi har under denna utbildning arbetat kring de 17 målen:

Detta uppnår vi genom att leverera kvalitetssäkrade och kundanpassade produkter producerade under optimerade förhållanden, både med hänsyn till miljön och våra anställdas arbetsmiljö.

Mänskliga rättigheter

Våra medarbetare har rätt till en säker och hälsosam arbetsmiljö, såväl på våra egna kontor som i de miljöer där våra medarbetare utför uppdrag. Vi ska erbjuda en arbetsplats som präglas av jämställdhet, mångfald och respekt för den enskilde medarbetaren.

Flexrents sociala ansvar sträcker sig utöver ansvaret för egen personal, till de individer som påverkas indirekt genom vår verksamhet, som till exempel våra leverantörer och våra anställdas familjer.

Varje år sponsrar Flexrent ett antal olika föreningar, verksamma i Luleå och Älvsbyns kommun, som vänder sig till och engagerar flertal barn och unga. Vi tror på att hålla föreningslivet levande lokalt där vi verkar och det gör vi genom att hjälpa föreningarna att fortsätta arbetet med vår framtid - barnen.

Sociala förhållanden

Friskvård och utbildning

Varje individ har ett eget ansvar för sin hälsa, och Flexrent som arbetsgivare, tar sitt ansvar genom att erbjuda friskvård till sina anställda och främja de anställdas hälsa och välmående på arbetsplatsen.

Friskvård är ett sätt att främja hälsa och är därmed en god investering för både individen och organisationen i sin helhet. Genom att erbjuda alla anställda på Flexrent friskvård i form av både friskvårdsbidrag samt möjligheter till gratis träning på gym, gruppträningspass och simning, ökas förutsättningarna för kvalitet och effektivitet i vårt dagliga arbete. Friskvård för de anställda ska främja en strävan mot såväl fysiskt, psykiskt och socialt välbefinnande. Friskvårdsaktiviteterna ska bedrivas i utgångspunkt i allas individuella förutsättningar. Friskvård på vår arbetsplats ska kännetecknas av ett samarbete mellan alla anställda och ledningen. Vår personal i ledande befattning bör organisera arbetet för att underlätta möjligheten till friskvårdsaktiviteter. Friskvårdaktiviteter ska vara regelbundna och vara avdragsgill enligt Skatteverkets regler.

Vi på Flexrent är måna om våra anställdas kompetensutveckling och avsätter därför pengar för detta.

Ekonomiska förhållanden

Flexrent AB följer svensk lagstiftning och strävar efter transparens och affärsetik som uppfyller Flexrent egna värderingar, och som möter förväntningar från våra kunder och medaktörer. Som utgångspunkt får en förmån tas emot så länge den inte har någon inverkan på ett affärsbeslut. Alla medarbetare som blir medbjudna till event av leverantörer, måste meddela detta till sin platschef eller VD. Om syftet med bjudningen är att skapa en god social förutsättning för framtida företagsrelationer så är detta försvarbart, så länge det inte skapar affärer som inte är miljömässigt, socialt och ekonomiskt försvarbara för Flexrent.

Med andra ord betyder detta att en förmån inte får tas emot om den leder till ett beslut som ursprungligen inte skulle fattats. Bedömning om tillåtna och otillåtna förmåner görs från fall till fall av platschef eller VD, där ett avgörande tas huruvida förmånen är försvarbar eller inte. Alla beslut ska dokumenteras, så att det i efterhand kan kontrolleras att det inte finns någon kausalitet mellan förmåner och affärsbeslut.

Flexrent vill alltid vårda och underhålla sina kontakter genom att exempelvis bjuda sina kunder och leverantörer på en vanlig måltid som inte är av exklusiv karaktär och enklare gåvor av obetydligt värde. Flexrent AB bjuder även årligen sina anställda på sommar-, jul- och avdelningsfest.

Utöver vårt tagande att följa FN:s principer om hållbart företagande, har vi på Flexrent ambitionen att vår personal i ledande befattning och chefer med personalansvar ska ha kännedom om Institutet Mot Mutor och Näringslivskoden, dvs. den vägledning och kravställning i antikorruptionsarbetet som kompletterar mutbrottslagstiftningen.

Skatt

Att betala skatt är en fråga om utveckling och rättvisa.

Därför har Flexrent två tydliga principer gällande skatt:
1. Flexrent ska betala skatt där företaget är verksamt.
2. Alla bolagsstrukturer i vilka Flexrent investerar måste vara transparenta och följa lagen.

Lön

På Flexrent ska lönesättningen grundas på systematiska bedömningar av arbetsuppgifternas svårighetsgrad och medarbetarnas individuella arbetsresultat. Samma principer för lönesättning ska gälla oavsett kön, ålder, etnisk tillhörighet, religion, annan trosuppfattning, funktionsvariation eller sexuell läggning. Lönesättningen ska dessutom vara relevant i förhållande till arbetsuppgifter och arbetsprestationer samt marknadens inverkan på löneläget. Löneökning ska ske efter gällande kollektivavtal.

Konkurrenskraftiga löne- och anställningsvillkor ska bidra till att Flexrent på kort och lång sikt kan rekrytera och behålla personal.

Flexrents medarbetare ska ha möjlighet att påverka sin löneutveckling, utöver skälig ökning enligt kollektivavtal, genom att utvecklas i arbetet och genom att förbättra sina arbetsresultat. Alla anställda på Flexrent ska ha årliga utvecklingssamtal, där en uppföljning av föregående år äger rum tillsammans med en nulägesavstämning och en diskussion om kommande mål.

Utvecklingssamtalen är del i ett systematiskt arbete för att säkerställa god arbetsmiljö och främja varje individs utveckling. Genom att följa upp utvecklingssamtalen får lönesättande chefer underlag för en rättvis lönediskussion med varje individ.

Inköp och upphandling

Genom att följa FN:s principer för hållbart företagande sätter vi upp riktlinjer som gäller vid inköp och upphandlingar som Flexrent gör.

Vid inköp och upphandling ska de ekonomiska, sociala och miljömässiga aspekterna vägas samman inför varje beslut. Målet är att Flexrent ska bedriva effektiv, kostnadsmedveten och hållbar upphandling, som är tydlig och känd för hela Flexrents verksamhet.

Denna målsättning ska underlätta beslut där det uppstår målkonflikter när ekonomiska, sociala och miljömässiga aspekter ska vägas samman. Som huvudregel ska dessa aspekter vägas likvärdigt inför ett beslut. Vid målkonflikter mellan dessa får dock kostnaden vara vägledande så länge det är förenligt med svensk lag och följer de 17 principerna för hållbart företagande.

Vid inköp och upphandling är det viktigt att se till helheten.

Flexrent vill vara en god och pålitlig aktör som många vill göra affärer med. Därför är det viktigt att skapa goda relationer till leverantörer, särskilt vid större avtal. Vid sidan av ambitionen om långsiktiga avtal och samarbeten med beprövade leverantörer, skall avtalen konkurrensutsättas efter att de löpt ut. Denna konkurrensutsättning och ny upphandling ska syfta till att hitta potential till sänkta kostnader, ökad kvalitet och/eller för att ställa högre krav på leverantörerna.

Om det är otillbörligt, dvs. när det inte finns någon alternativ leverantör eller när den befintliga leverantören av affärsmässiga skäl anses vara den bästa, behöver inte en ny upphandling göras utan avtal kan förlängas.

I de fall där Flexrents kund special beställer och föreskriver ett visst material, utifrån egna kravställningar, så ska Flexrent tillgodose inköpet.

Flexrent ansvarar dock för att samarbeta med pålitliga aktörer som bedriver sin verksamhet i enlighet med gällande lagstiftning och förhåller sig till FN:s 17 principer för globalt företagande.

Idag har Flexrent ett etablerat antal leverantörer inom Europa för inköp av diverse material, som vi har gott förtroende för. Många faktorer spelar in vid ett inköpsbeslut, exempelvis kostnad, kvalitet, leveranstid, villkor och tidigare relationer till leverantörer.

Produktens miljöpåverkan är en annan viktig faktor och Flexrent väljer alltid i första hand att köpa in produkter som är miljöbedömda.

Det är viktigt för oss att FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna och Barnkonventionen följs även av våra leverantörer.

Vi ställer krav på att våra leverantörer följer FN:s Barnrättsprinciper och att ILO:s konventioner om arbetstagares rättigheter uppfylls av alla leverantörer. Vid val och bedömning av externa leverantörer använder Flexrent kriterier som bygger på olika hållbarhetsaspekter.

Vi har en godkännandelista på våra största och viktigaste leverantörer.

Miljö

Flexrent ska värna om miljön för nuvarande och kommande generationer genom att i vår egen verksamhet begränsa negativ miljö- och klimatmässig påverkan i så stor omfattning som möjligt, genom att inom vår verksamhet använda lämpliga produkter och tjänster, följa aktuella lagar och regler samt krav ställa våra leverantörer.

Hantering av avfall

Flexrents verksamhet skall i största möjligaste mån minimeras genom ett aktivt ansvarstagande, innovation och återanvändning. Allt avfall ska bortskaffas på ett korrekt sätt utan att äventyra människors hälsa och utan att använda processer eller metoder som kan vara skadliga för miljön.

Det ingår i vår affärsidé om industrialiserad produktionsprocess att avfall och spill minimeras vid tillverkningen av standardiserade moduler. Det avfall som dock uppstår i produktion skall hanteras på lämpligt sätt genom avfallssortering och återanvändning av artiklar där det är möjligt.

Där uppkomst av avfall är oundviklig ska Flexrent se till att företagets segregerings-, lagrings-, hanterings-, transporterings- och bortskaffningsprocesser uppfyller gällande lagstiftning.

Flexrent anlitar entreprenörer specialiserade inom omhändertagande av avfall, som är certifierade enligt ISO 9001 och ISO 14001.

Vi jobbar även aktivt med att kompetens stärka vår egen personal i avfallssortering genom utbildning i ämnet.

Energiförbrukning och möjligheter till effektivisering

Den största förbrukningen av elenergi i Flexrents verksamhet sker i produktionslokalen vid produktionsprocesserna.

Resor och tjänstebil

Flexrents syn på resor är att alltid välja det mest miljövänliga alternativet för tjänsteresor med minsta möjliga klimatpåverkan. Denna riktlinje gäller för alla resor som görs i tjänsten och bekostas av Flexrent.

Syftet med resepolicyn är att vara ett styrinstrument för ett miljövänligt, effektivt och säkert resande. Vid inrikesresor ska i första hand tåg och buss användas när så är möjligt. Avvikelser från policyn kan ske med hänsyn till hälsoskäl och andra privata aspekter som behöver godkännas av företagets VD. Tjänsteresa med bil och flyg blir aktuellt när resmålet inte rimligtvis kan nås med kollektiva kommunikationer. Tjänstebilar som företaget köper eller hyr ska ha låg bränsleförbrukning, hög miljöprestanda bl.a. med avseende på utsläpp av giftiga ämnen, samt ha goda trafiksäkerhetsegenskaper.

För att minimera behov av resande och minska vår miljöpåverkan, kan konferenser och möten ibland ersättas av ex. telefon- och videomöten. Vid val av konferens- eller mötesort ska avstånd och tillgänglighet med kollektiva färdmedel vägas in. Dessutom gäller det som en grundprincip på Flexrent, att vid tjänsteresa till annan ort, planera och samordna flera kundmöten inom ramen för samma resa för att minimera miljöpåverkan.

Utrikesresor får ske med flyg. Dock ska det i reseplanering alltid undersökas om det finns miljövänligare alternativ än flyg. I de fall där resmålet kan nås med tåg på mindre än fem timmar enkel väg, skall tåg väljas framför flyg. Vid val av boende ska hänsyn tas till miljö- och ekonomiaspekten samt främja lokala företag. Tjänstebil är ett behovsprövat arbetsredskap knuten till en specifik roll. Tjänstebil kan erbjudas medarbetare som har behov av bil i tjänsten och som beräknas köra över xx mil per år i tjänsten. Rätt till tjänstebil bestäms i samråd med medarbetarens närmaste chef och VD. Vid val av tjänstebil ska hänsyn tas till trafiksäkerhet samt bilens miljöpåverkan.

En helhetslösning med erfarenhet och kvalité